Rapat atau pertemuan penting di kantor merupakan kegiatan dalam menyebarluaskan informasi mengenai pekerjaan. Selain itu, di dalam rapat juga biasanya satu tim kerja membuat keputusan dalam mengambil langkah pekerjaan yang akan dilakukan.
Jika Anda yang bertanggung jawab atas pertemuan penting tersebut, Anda harus mempersiapkan segala keperluan rapat terlebih dahulu agar efektif dan efisien. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi yang jelas, selain hanya membuang-buang waktu juga akan membuat para pesertanya bosan. Lalu, bagaimana cara mengubahnya?
Mungkin Anda berpikir bahwa menulis agenda adalah merupakan hal yang sepele dan tidak begitu penting. Padahal sebenarnya dengan membuat agenda rapat semuanya akan berjalan secara efektif dan produktif. Seperti dilansir oleh How To Do Things, berikut ini tips agar rapat sukses dengan persiapan agenda yang matang.
1. Persiapan
Langkah pertama yang perlu dilakukan yaitu mempersiapkan agenda rapat. Sebaiknya seminggu sebelum hari 'H'. Berikan anggota staf waktu untuk mempersiapkan pertemuan. Agar lebih jelas, berikan lembaran agenda rapat pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis bukan hanya temanya melainkan juga menjelaskan secara detail.
2. Tentukan Topik
Selanjutnya tentukan topik yang akan dibahas dalam rapat. Bagi yang melakukan presentasi pada sesi rapat tersebut, perlu menyiapkan semua bahan dengan lengkap agar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Gunakanlah poin-poin penting untuk memperkuat gagasan pertemuan secara singkat.
3. Menetapkan Lokasi atau Ruangan Rapat
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah menetapkan lokasi dan mempersiapkan ruangan di mana rapat akan berlangsung. Ruangan yang dipilih sebaiknya yang nyaman dan disesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir. Jika letak lokasi rapat dilakukan di luar kantor maka cantumkanlah waktu dan tempat yang jelas pada undangannya. Tak ada salahnya jika mencatumkan waktu satu jam lebih awal agar pelaksanaan rapat berlangsung tepat waktu.
4. Melihat Tujuan Rapat
Perhatikan tujuan atau agenda penyelenggaraan suatu rapat. Misalnya untuk memecahkan masalah, membuat keputusan atau mengumpulkan informasi. Jika belum jelas tanyakan hal tersebut pada pimpinan Anda. Jangan ragu untuk bertanya karenahal ini merupakan kunci bagi langkah persiapan rapat berikutnya.
5. Hindari Topik di Luar Konteks
Pertemuan penting ini sangat efektif jika sesuatu yang dibahas sesuai dengan topik yang ditentukan. Oleh karena itu hindari topik di luar konteks pada saat pertemuan. Karena hal tersebut dapat memakan waktu dan mengurangi produktivitas. Batasi masalah dengan yang penting dan cukup mendesak.
6. Agenda Dicetak dan Disebarkan
Setelah agenda rapat selesai dibuat, cetak dan sebarkan kepada para peserta rapat. Anda bisa membagikannya secara individu atau mengirim lewat email untuk kepraktisan dan menghemat kertas.
====================================================================
0 komentar:
Posting Komentar